Scegliere il software per la fatturazione elettronica è un’azione più importante di quanto si possa immaginare. La qualità del software o, più specificatamente, la sua capacità di rispondere alle esigenze peculiari dell’utente, impatta sull’attività lavorativa e in particolare sul suo aspetto burocratico-amministrativo.
Vale dunque la pena fare il punto sui software per la fatturazione elettronica e fornire qualche consiglio per scegliere quello più adatto alle proprie necessità. Lo faremo in questa guida, che si concluderà con la presentazione di Invoicex, uno dei software per la fatturazione elettronica più promettenti.
Fatturazione elettronica, uno strumento che accontenta tutti
Prima di fornire consigli pratici, è bene fare una panoramica sulla fatturazione elettronica, spiegando brevemente come funziona e presentando i cambiamenti che ha apportato dal punto di vista burocratico.
La fattura elettronica è una fattura digitale che si compila attraverso software appositi. Una volta che la fattura viene compilata, viene firmata digitalmente e inoltrata al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. L’ente dunque riceve in tempo reale le fatture e può procedere con le attività di controllo.
La fatturazione elettronica è quindi in primis uno strumento di verifica dell’Agenzia delle Entrate, o per meglio dire un’innovazione finalizzata alla lotta all’evasione e all’elusione fiscale.
Tuttavia, apporta benefici anche per i professionisti e per le imprese. Tanto per cominciare, snellisce le operazioni di fatturazione. Compilare una fattura elettronica è questione di minuti, se non addirittura di secondi. In secondo luogo, facilita la gestione delle fatture medesime, in quanto elimina la necessità del cartaceo.
Per inciso, la fatturazione elettronica è un obbligo. Fino al 1° gennaio lo era solo per le imprese e per le partite IVA ordinarie. Da quest’anno, lo è anche per le partite IVA forfettarie. Fanno esclusione quelle operanti nel campo della sanità, per cui la fatturazione elettronica sancirebbe una violazione dei dati personali dei pazienti.
L’importanza di scegliere un buon software di fatturazione elettronica
Esistono software e software. In generale, tutti sono in grado di fare il minimo indispensabile, ovvero consentire la compilazione delle fatture elettroniche, firmarle digitalmente, inoltrarle. Tuttavia, si differenziano per alcuni elementi.
In primis, per la presenza di funzioni collaterali e di tipo gestionale. I migliori software forniscono anche servizi di contabilità, di ragioneria, di archivio. Permettono di catalogare le fatture, di tenere conto di chi ha saldato e chi no, di analizzare le entrate etc.
In secondo luogo, alcuni software garantiscono la possibilità di personalizzare le fatture, modificano font e colori, aggiungendo un frontespizio con un logo.
Infine, alcuni forniscono assistenza dal punto di vista normativo oppure emettono notifiche quando l’utente sta per commettere un illecito amministrativo, per esempio quando retrodata le fatture oltre i limiti consentiti dalla legge.
In buona sostanza, un software di fatturazione elettronica come si deve permette di risparmiare tempo, affrontare con maggiore serenità un aspetto burocratico e cruciale come la fatturazione, trasformare le fatture in una sorta di strumento di comunicazione, con la quale distinguersi e per mezzo della quale accrescere la propria autorevolezza rispetto ai clienti e ai fornitori.
Come scegliere il software per la fatturazione elettronica
Veniamo dunque al nocciolo del discorso: come scegliere il software di fatturazione elettronica? In particolare, dovreste utilizzare i seguenti criteri.
Conformità alle normative. Chiaramente tutti i software di fatturazione elettronica rispettano la legge, altrimenti non potrebbero operare. Tuttavia, solo alcuni facilitano il rispetto della normativa all’utente. Come abbiamo specificato nel precedente paragrafo, è bene che il software sia regolato da un sistema di notifiche che avverte l’utente quando sta commettendo un errore.
- Sicurezza. Anche la sicurezza è un parametro importante, visto che ciascun account ospita una miniera di dati sensibili. E’ bene che il software fornisca garanzia di sicurezza e, come minimo, imponga un’autenticazione a due fattori.
- Servizi collaterali. L’ideale è scegliere un software di fatturazione elettronica che fornisca servizi da gestionale, che possa fungere da hub o da spazio unico per la gestione dell’aspetto documentale, formale, burocratico, amministrativo.
- Personalizzazione. Il software perfetto è quello che permette di editare le fatture come meglio si crede, predisponendo allo stesso tempo un’interfaccia user-friendly.
- Convenienza. Ovviamente, il software deve costare poco, in modo che non rappresenti l’ennesima spesa ingente in carico al professionista e all’impresa.
C’è un software che in particolare rispetta questi criteri: Invoicex. E’ un software di ultima generazione che intercetta le esigenze di comfort, sicurezza e personalizzazione del contribuente. Si caratterizza per l’abbondanza di servizi collaterali, per un’esperienza lato utente incredibilmente comoda. Bastano pochi clic per sfruttare appieno le potenzialità di Invoicex. Per inciso, è regolato da un sistema freemium: la versione base è gratuita, mentre le altre – che offrono più servizi e tool – sono a pagamento.