Il ruolo della segretaria è nettamente cambiato negli ultimi anni. Perché al giorno d’oggi è proprio lei ad essere un trait d’union tra l’ufficio e il mondo esterno, dal momento in cui si occupa di vari aspetti. Non solo: la gestione dei compiti stessi è diventata molto più richiedente, poiché possono capitare eventi improvvisi o da gestire all’ultimo minuto.
C’è, dunque, il bisogno di formarsi, di aggiornarsi e di acquisire competenze mirate per svolgere la professione di segretaria al meglio. Come fare? Quali sono le competenze segretaria amministrativa richieste oggi? Forniamo una panoramica generale, invitando a scoprire maggiori informazioni su FioreRosalba.com per i corsi da segretaria, dove è disponibile un approfondimento per tutti coloro che vogliono fare uno step successivo nel mondo del lavoro.
Cosa fa oggi la segretaria?
Tra le tante figure professionali che lavorano in un ufficio, la segretaria è sempre stata una delle più importanti: è lei, del resto, l’addetta a rispondere al telefono, all’accoglienza delle persone, dei clienti e dei fornitori. Le mansioni riconducibili a questa figura, tuttavia, sono cambiate, e oggi sono figlie dei nostri tempi, così votati al digitale e alla tecnologia.
Sì, perché se un tempo le segretarie annotavano tutto sull’agenda, oggi c’è il PC. C’ anche da dire che questo impiego è ancora oggi figlio del pregiudizio, considerato un lavoro prettamente femminile: nulla di più sbagliato, considerando che ci stiamo avviando a una società sempre più inclusiva, e infatti gli annunci di assunzione segretari spesso riguardano ambedue i generi.
Chi lavora nella segreteria amministrativa si ritrova a fare diverse mansioni, come la gestione del front office, la gestione del back office, lo smistamento delle chiamate, della posta cartacea e digitale, ovvero le e-mail. Non solo: c’è la redazione di documenti relativi all’attività amministrativa aziendale, alla gestione delle pratiche amministrative e dell’archivio stesso, e può capitare di dover svolgere attività contabili o pianificare l’agenda degli appuntamenti.
Non sono poche, considerando che poi al giorno d’oggi si parla anche di soft skill sempre più indispensabili nel mondo del lavoro. C’è anche la possibilità di specializzarsi, in veste di segretaria, nella contabilità, nel marketing, nelle attività manageriali o in determinati studi professionali, per esempio nel settore legame, medico, odontoiatrico e molto altro.
Le competenze richieste alla segretaria amministrativa: soft skill e non solo
Sebbene lo svolgimento dei task venga, di fatto, imparato durante il corso, ci sono anche le cosiddette soft skill che vanno allenate solamente con il tempo. Sì, ci sono dei casi in cui si hanno delle spiccate capacità relazionali, in cui si comunica in modo efficace, sia con la clientela quanto con il capo o con i colleghi. Una buona comunicazione nel mondo del lavoro di oggi è a dir poco fondamentale, non solo per rendere lo svolgimento delle attività di ufficio molto più fluido, ma anche per prevenire conflitti o incomprensioni, che, si sa, sul luogo di lavoro sono sempre dietro l’angolo.
Oltre alle capacità relazionali, ci sono le cosiddette capacità organizzative. Come anticipato, molte di queste skill si imparano grazie al corso, ma è anche vero che, per natura, ci sono persone molto più organizzate di altre. Saper gestire l’agenda e le attività, tuttavia, è fondamentale, soprattutto quando si è segretari di un’azienda, perché in questo modo si contribuisce come parte attiva al successo e al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Per una segretaria (o un segretario) saper lavorare in team significa molto, se non tutto. Ovviamente un segretario amministrativo si ritrova a gestire il team dell’amministrazione e talvolta, in base all’azienda, ci si ritrova a dover organizzare il lavoro di molte persone. Le abilità specifiche che tornano utili in questo caso sono una buona comunicazione e una certa attitudine alla leadership.
Per il resto, il lavoro di una segretaria richiede moltissime skill, come quella del problem solving, ovvero la capacità di risolvere problemi, di affrontare e risolvere qualsiasi intoppo nel minor tempo possibile e con successo. Dovrebbe anche avere una certa predisposizione all’ascolto, possedere un’intelligenza emotiva di fondo e un forte autocontrollo. Per fortuna, esistono molti corsi specifici per la formazione da segretaria, che tornano utili affinare le proprie competenze e, sì, anche il talento.